UNE SECRETAIRE MEDICALE (H/F) à temps non complet
POUR L’EHPAD « Les Terrasses de Reinach »
L’EHPAD Les Terrasses de Reinach est un établissement de 84 places (75 en hébergement permanent, 3 en hébergement temporaire et 6 places d’accueil de jour) géré par le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS) de La Motte-Servolex. Ouvert en 2014 et disposant d’installations modernes, l’EHPAD compte deux unités protégées et un PASA. Dans le cadre d’une création de poste à la suite d’une réorganisation interne, l’EHPAD recrute une secrétaire médicale (H/F).
MISSIONS
Sous la responsabilité hiérarchique de l’Infirmier coordonnateur, le titulaire du poste a pour principales activités, tâches et responsabilités :
Soutien dans la gestion des ressources humaines / Sous la supervision de l’infirmier coordonnateur
Préparer la planification des activités (réunions, projets personnalisés, formations)
Réceptionner et gérer les absences imprévues et modifier le planning en conséquence
Réceptionner les demandes de congés et de modifications d’horaires, les analyser au regard des possibilités et faire des préconisations
Mettre à jour le planning de façon journalière
Assurer le suivi et la vérification des factures d’intérim
Etre en lien avec les services Ressources Humaines (dossier de recrutement, formations)
Accueil des résidents et des familles
Orienter les résidents et les familles pour toutes questions d’ordre médical
Organiser la programmation des projets personnalisés en fonction du planning de présence des soignants référents en lien avec le médecin coordonnateur
Renseigner les résidents et assurer la circulation des informations les concernant sur le suivi médical (rendez-vous médicaux, programmation d’examens médicaux…)
Coordination et suivi des rendez-vous médicaux
En lien avec l’équipe infirmière, sous la supervision du cadre de santé : organiser les rendez-vous médicaux des résidents (médecins traitants pour renouvellement de prescription, consultations, examens externes, rendez-vous spécialisés)
Préparer les dossiers des résidents (dossier de liaison, carte vitale,) pour les rendez- vous médicaux
Assurer la gestion des transports (bons de transport, gestion des relations avec les ambulances)
Planifier et coordonner les prises en charges paramédicales (kinésithérapie, orthophonistes…)
Informer les personnes de confiance par mail des dates et modalités de rendez-vous
Support administratif de l’équipe soignante infirmière
Centraliser et gérer les commandes (pharmacies, compléments alimentaires
matériel médical…)
Assurer le suivi administratif des dossiers de soin des résidents
Gérer les éléments administratifs lors des retours d’hospitalisation (compte rendu, traitement des ordonnances en lien avec l’équipe infirmière…)
Gestion administrative et médicale des dossiers des résidents
Préparer l’admission sur le volet médical des résidents (NetSoins, dossier médical, ordonnances, affectation soignant référent…) en lien avec l’agent d’accueil en charge de l‘admission administrative
Coordonner l’entrée du résident en lien avec la responsable hébergement et les équipes soignantes
Réaliser les opérations de clôture et d’archivage des dossiers à la sortie du résident (décès, réorientation, sortie en fin d’accueil temporaire…) en lien avec l’agent d’accueil en charge du dossier administratif.
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Relations avec le public et les résidents
Relations avec l’ensemble du personnel de l’EHPAD et liens avec les services du
CCAS
Relations avec les partenaires extérieurs
TEMPS DE TRAVAIL
Temps non complet – 24,5 h par semaine.
COMPETENCES REQUISES
Expérience exigée en tant que secrétaire médicale
Maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques et logiciels spécialisés (Netsoins /Netplanning)
Connaissance de l’environnement juridique du secteur médico-social et du secteur de la personne âgée
Capacités relationnelles
Discrétion professionnelle et devoir de réserve
Sens du service public
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
Sens de l’organisation
Rigueur
CONDITIONS RECRUTEMENT
Par voie statutaire ou, à défaut, par voie contractuelle CDD 1 an, selon l’article L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique.
Rémunération : statutaire + en fonction des conditions définies par délibérations : régime
indemnitaire – 13ème mois + CIA + CNAS.
Le poste est à pourvoir : le 1er avril 2025.
Date limite de dépôt des candidatures : le 21 mars 2025.
Envoyer lettre de candidature et CV.
En cas de mutation, fournir le dernier arrêté fixant la situation administrative.
Renseignements : DUPAYS Aurore, Directrice du CCAS.
Tel. : 04.79.65.05.15
Les candidatures sont à adresser à : Monsieur le Président du CCAS
141 chemin du Picolet
73290 LA MOTTE-SERVOLEX
ou par courriel :
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