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DESCRIPTIF DE L’EMPLOI
En lien étroit avec une collègue et sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, le titulaire du poste participera à l’activité quotidienne de la Direction Générale des Services et veillera à l’organisation pratique du Secrétariat Général.

MISSIONS/ACTIVITES
Suivi de projets et de dossiers particuliers
– Suivi de certains projets relevant directement du DGS
– Co-Pilotage administratif du Conseil des Sages
– Gestion des places de taxis
– Hospitalisations d’office
– Travail dominical

Suivi de l’activité de la direction
– Appui à la mise en place de procédures relevant de la Direction Générale
– Appui à la préparation du Conseil Municipal
– Recherche d’informations juridiques
– Préparation et suivi des réunions de direction

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
– Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers
– Préparation et rédaction de documents administratifs
– Suivi du planning des salles de réunion
– Suivi du planning de prêt du matériel informatique
– Suivi et actualisation de documents internes

Assistance et secrétariat du Maire et des élus
– Prise de rendez-vous
– Préparation et suivi en lien avec le collaborateur de cabinet
– Liens entre élus (réunions, rendez-vous)
– Liens entre les élus et l’extérieur (réunions, invitations, rendez-vous, formations)

Organisation documentaire, classement et archivage
– Tenue des registres réglementaires (délibérations, arrêtés…)
– Suivi et contrôle de l’affichage municipal
– Veiller à la circulation des informations institutionnelles (circulaires préfectorales…)
– Organiser la dématérialisation progressive des classements.
– Gestion documentaire et organisation de l’archivage du service
– Accueil téléphonique et physique au secrétariat général
– Enregistrement et ventilation du courrier
– Suivi des fournitures et contact avec fournisseurs
– Assistance du Directeur général des services (prise de RdV, de messages…)
– Relecture de documents, de courriers…

COMPETENCES/QUALIFICATIONS REQUISES
– Connaissance et pratique de l’organisation communale
– Connaissance en bureautique
– Aptitudes à la synthèse et à l’analyse
– Aptitude à l’écoute, sens des relations humaines
– Qualité de réserve et de discrétion professionnelle
– Autonomie et capacité d’initiative
– Esprit d’équipe
– Discernement

TEMPS DE TRAVAIL : Temps complet

HORAIRES : du lundi au vendredi + 1 samedi matin / mois

ENVIRONNEMENT DU POSTE/CONTEXTE DE TRAVAIL
– Garant de l’image de la Ville et de la Direction Générale
– Collaboration directe et permanente avec le Maire
– Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
– Assiste aux séances du Conseil Municipal, en alternance avec une collègue

CONDITIONS RECRUTEMENT
Par voie statutaire ou, à défaut, par voie contractuelle selon l’article 3-3-2°de la loi n°84-53 du 26/01/1984
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + CNAS

Le poste est à pourvoir : Le 1er juin 2021
Date limite de dépôt des candidatures : Le 20 mai 2021

Envoyer lettre de candidature et CV
En cas de mutation, fournir le dernier arrêté fixant la situation administrative
Renseignements : Monsieur Vincent GAU, Directeur Général des Services
Tél. : 04.79.65.17.75
Les candidatures sont à adresser à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
36 avenue Costa de Beauregard
73290 LA MOTTE-SERVOLEX
ou par courriel : ressources-humaines@mairie-lamotteservolex.fr

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