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Sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du service Affaires générales, le titulaire du poste a pour principales activités :

MISSIONS
Accueil de l’hôtel de ville :
– Accueil physique et téléphonique des administrés
– Renseigner sur l’organisation des services de la commune
– Orienter le public vers les services ou organismes compétents
– Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers, les demandes de subventions)
– Gérer l’affichage d’informations
– Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
– Vente de disque bleu
– Vente des billets spectacles
– Prise de rendez-vous pour le conciliateur de justice et transmettre son planning
– Gestion du courrier arrivé postal et électronique : Pré-tri et transfert au service compétent pour enregistrement
– Enregistrement du courrier départ et respecter l’heure de collecte

Etat Civil – affaires générales :
– Accueil physique et téléphonique des administrés
– Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives
– Prise de rendez-vous pour les demandes de titres sécurisés (cni – passeports) et instruire les demandes
– Remise des titres sécurisés
– Gérer les dossiers de recensement militaire
– Etablissement des attestations d’accueil
– Constituer les dossiers liés à l’état civil et enregistrement des actes : naissance, mariage, décès, reconnaissance, changement de prénoms, pacs, parrainage civil, noces, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
– Edition des tables annuelles et décennales
– Traitement des dossiers de rectifications d’état civil (courriers, demande actes et suivi)
– Avis de mentions (décès, divorce, mariage, acte de notoriété, changement de régime matrimonial, Répertoire Civil…)
– Edition des duplicatas de livrets de famille
– Tâches diverses liées à la vie quotidienne d’un administré (Médaille du travail, Certificat de vie, certificat de domicile, copie certifiée conforme, légalisation de signature…)
– Inscriptions électorales et aide pendant les élections

Cimetière :
– accueil des familles, vente concession, saisie des dossiers, établissement des actes et suivi de la comptabilité….)
– autorisations diverses pour les Pompes Funèbres (inhumation, crémation, fermeture de cercueil)

COMPETENCES/QUALIFICATIONS REQUISES
Savoir et savoir-faire :
– Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique du public
– Savoir gérer les priorités, répondre aux attentes, être capable de se contrôler face à des administrés difficiles, filtrer et orienter les appels téléphoniques
– Connaissance du fonctionnement des Collectivités Territoriales
– Connaissance de l’outil informatique : Outlook, Internet, open office, billetterie tick boss
– Connaissance des logiciels adagio, mélodie, requiem, Hector,
– Connaissance dans le domaine de l’état civil

Savoir-être
– Sens du contact, amabilité, accueillant(e), qualité d’écoute et de dialogue, bonne expression
– Calme et maîtrise de soi
– Rigueur et sens de l’organisation
– Discrétion et confidentialité
– Travailler en équipe et en autonomie
– Polyvalent(e)
– Ponctuel(le)

TEMPS DE TRAVAIL
– temps complet

HORAIRES
– en fonction d’un planning défini et de l’ouverture au public de l’hôtel de ville (8h/12h – 13h30/17h ou 17h30 du lundi au samedi)

ENVIRONNEMENT DU POSTE/CONTEXTE DE TRAVAIL
– Contraintes horaires liées aux heures d’ouverture de la Mairie au public
– Flexibilité pendant les périodes de congés annuels
– Présence occasionnelle pour les mariages (accompagnement des élus)
– Présence le dimanche en cas d’élections.
– Tenue vestimentaire correcte exigée
– Respecter les heures de départ du courrier (poste accueil)

CONDITIONS RECRUTEMENT
Contrat à Durée Déterminée 1 an
Rémunération : statutaire + en fonction des conditions définies par délibérations : régime indemnitaire + 13ème mois
Poste à pourvoir : le 1er septembre 2021
Date limite de dépôt des candidatures : le 28 juillet 2021
Lettre de candidature et CV
Renseignements : Florence VERGNENEGRE, responsable du service Affaires Générales
– Tél. : 04.79.65.41.32

Les candidatures sont à adresser à : Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
36 avenue Costa de Beauregard
73292 LA MOTTE-SERVOLEX Cedex
ou par courriel : ressources-humaines@mairie-lamotteservolex.fr